ビデオ会議ツール「Zoom」の活用法
「オンラインミーティングをスムーズに開催したい」「Zoomの機能を使いこなしたい」そんな方に朗報です
！ 本記事では、Zoomの基礎知識から操作方法、便利な機能までたっぷり紹介します。
Zoomの基本
的な使い方をマスターすれば、ビデオ会議をより効率的かつ快適に開催できます。また、有料プランの有無や注意点など、知っておくと便利な情報も網羅しています。
この記事を読めば、Zoomをあらゆる場面で使いこなすことができ、オンラインミー
ティングをより充実したものにすることができるでしょう。
Zoomの基礎知識と利用方法
Zoomは、ビジネス向けに最適化されたオンライン上で、複数人によるビデオ・音声会議が可能なサービスです。PCだけでなく、スマホやタブレットでも利用できます。また、無料でほとんどの機能を利用することができるのも魅力です。ただし、無料版では参加人数に制限があり、最大100人までとなっています。また、3人以上の通話には制限があり、1回の通話が40分までとなっています。そのため、利用目的に応じて有料プランを検討することをおすすめします。Zoomを利用することで、遠く離れた人々ともビデオ通話が可能となります。これにより、移動せずに顔を合わせてミーティングを行うことができます。
1.準備に必要な対応デバイスとアプリ
Zoomは、会議など双方向のコミュニケーションで利用できるミーティングの他に、セミナーで使えるウェビナーを目的に利用することも可能です。ウェビナーは、オンライン上で行われるセミナーです。Zoomのウェビナーも、参加方法や画面共有などの機能の使い方はミーティングと共通です。また、ウェビナーは有料プランを契約していないと利用ができず、開催には予約が必要です。最大10,000人までの参加が可能であり、ライブ配信も利用できます。
2.アカウント登録の方法
Zoomを始めるには、以下の3つのステップを完了する必要があります。
1. **Zoomアカウントの作成**: Zoomを使用するには、まず公式ウェブサイトにアクセスし、アカウントを作成する必要があります。アカウント作成にはメールアドレスとパスワードが必要です。
2. **Zoomアプリのダウンロード**: Zoomを利用するためには、Zoomアプリをダウンロードしてインストールする必要があります。Zoomアプリは、Windows、Mac、iOS、またはAndroidの各プラットフォームに対応しています。
3. **ミーティングへの参加またはミーティングの作成**: Zoomにログインしたら、他の参加者が作成したミーティングに参加するか、自分でミーティングを作成することができます。参加するにはミーティングIDまたは招待リンクが必要です。ミーティングを作成する場合は、設定を行ってからミーティングを開始します。
これらの手順を踏むことで、簡単にZoomを活用することができます。ビジネスや教育、交流など、さまざまな場面でZoomは非常に便利です。ぜひ試してみてください。
2-1.アプリから登録する方法
Zoomは、PC、スマートフォン、タブレットで利用できます。PCを使用する場合、ビデオ通話ではWEBカメラが、音声通話ではマイクが必要です。一部のPCには内蔵されている場合もありますが、自分のPCに内蔵されているかどうかを事前に確認しましょう。
内蔵マイクがある場合、PCの設定画面のサウンドからマイクを選択できます。また、カメラの有無はPCのカメラアプリで確認できます。
もしPCにカメラやマイクが付いていない場合、家電専門店などで購入し、PCに接続することでZoomのビデオ通話や音声通話を利用することができます。
2-2.公式サイトから登録する方法
ホストとしてミーティングを開催する際や、スマホ・タブレットからZoomを利用する際には、必ずアプリをダウンロードする必要があります。
Zoomを利用する際には、PC版の場合はブラウザからアクセスできますが、参加のみの場合はZoom公式サイトからの利用が可能です。ただし、ホストがブラウザからの参加を許可しない場合は利用できませんので、アプリをダウンロードしておくことをおすすめします。
アプリは、ブラウザに比べて映像・音声の出力が軽いため、あらかじめアプリをダウンロードしておくことをお勧めします。
Zoomのアプリは、PCの場合はZoom公式サイト、Android端末の場合はGoogle Playストア、iPhoneやiPadの場合はApp Storeからダウンロードすることができます。
また、既にZoomの招待リンクを取得している場合は、そのリンクをタップすることでもZoomアプリをダウンロードすることができます。
Zoomの操作方法
Zoomでホストとしてミーティングを開催するためには、まず事前にZoomにサインアップ（アカウント登録）が必要です。しかし、ミーティングに参加するだけであれば、サインアップをしなくても参加することが可能です。さらに、このサインアップは無料であり、支払い方法の登録も必要ありません。お好きな方法でサインアップを行ってください。
1.ミーティングへの参加方法
まず、Zoomにサインアップする手順を解説します。以下の手順に従って進めてください。
- Zoomアプリを開き、「サインアップ」をタップします。
- 認証のために誕生日を入力します。
- 次に、メールアドレスと氏名を入力します。
- メールアドレス: 届いたメールを確認できるメールアドレスを入力してください。
- 氏名: 漢字・カタカナ・ひらがなのいずれでも入力可能です。
- 入力が終わったら、「サインアップ」をタップします。
- 入力したメールアドレスにZoomからのメールが届くので、メールを開き、「アカウントをアクティベート」をタップします。
- パスワードの設定に進みます。
- 名と姓は先ほど入力したものが自動で入力されます。
- パスワードは、8文字以上で、アルファベットと数字を組み合わせ、大文字小文字を両方使用する必要があります。
- パスワードを確認するために、再度入力します。
- 「私はロボットではありません」にチェックを入れます。
- もし、教育機関の代理としてサインインしている場合は、該当する方にチェックを入れます。
- 最後に、「続ける」をタップします。これでZoomのアカウント作成が完了です。
以上がZoomへのサインアップ手順です。
次に、サインインしてミーティング画面を開く方法について説明します。
- サインインします。
- ミーティング画面を開きます。
これでZoomのアカウント作成からサインインまでの手続きが完了しました。お疲れ様でした！
また、サインインしたミーティング画面では、ミーティングのテストとして、音声の録音、動画、画像の撮影許可を確認できます。
1-1.リンクからの参加方法
Zoom公式サイトからのサインアップ方法は、アプリとほぼ同じ手順で行うことができます。
以下の手順でサインアップを行います。
1. ブラウザでZoom公式サイトを開きます。
2. トップページ右上の「サインアップは無料です」をクリックします。
3. 誕生日の確認のため、誕生日を入力します。
4. メールアドレスを入力し、「サインアップ」をクリックします。
また、GoogleやFacebookのアカウントを使用してZoomにサインインすることもできます。
5. 入力したメールアドレスにZoomからのメールが届きますので、「アカウントをアクティベート」をクリックしてください。
6. 氏名とパスワードの設定を行います。
– 名前を入力します。漢字・カタカナ・ひらがなのいずれでも入力できます。
– 姓を入力します。姓も、漢字・カタカナ・ひらがなのいずれでも入力可能です。
– パスワードを8文字以上で設定します。アルファベットと数字を組み合わせ、さらに大文字小文字を両方使用する必要があります。例)Nojima0101
– パスワードを再度入力して確認します。
– 「私はロボットではありません」という項目にチェックを入れます。
7. サインインに関する質問が表示されますので、「はい」か「いいえ」の方にチェックを入れます。
以上で、Zoomへのサインアップが完了します！これ以降はスマートフォンでも同様に、招待の送信やミーティングのテストを行うことができます。
1-2.ミーティングIDからの参加方法
サインアップが完了し、準備が整ったら、早速Zoomを使ってみましょう！
Zoomを使う方法は実は意外と簡単ですので、心配しないでください。ここでは基本的な使い方について一緒に確認していきましょう。
まずはZoomのウェブサイトにアクセスし、アカウントにログインします。ログイン後、ダッシュボードが表示されますので、画面上部のメニューから「ミーティングの開始」を選択します。
開始するミーティングの種類に合わせて、以下のいずれかのオプションを選びます。
– 「ビデオオン」: 参加者がカメラをオンにしてビデオ通話を行います。
– 「ビデオオフ」: 参加者がカメラをオフにしてビデオ通話を行います。
– 「画面共有」: 画面やプレゼンテーションを共有することができます。
ミーティングが開始されると、参加者が招待されるよう設定できます。参加者に対してメールやSNSで招待リンクを送ることができます。
また、ミーティングの設定やオプションの変更も可能です。右下の「設定」ボタンをクリックすると、ミーティングの詳細設定やセキュリティ設定などを変更することができますので、必要な場合は適宜設定を行いましょう。
以上がZoomの基本的な使い方です。実際に試してみると意外と簡単に使えることがわかるはずです。ぜひ一度試してみてください。
2.ミーティングの開催方法
ミーティングに参加する方法は2つあります。まずは、対面参加です。この方法は、ミーティングの場所に直接出向き、参加する方法です。対面で行われるミーティングでは、参加者同士が直接対話を交わすことができます。会議室やオフィスでのミーティングに適しています。
次に、オンライン参加です。この方法は、ミーティングの場所に物理的に出向くことなく、インターネット経由で参加する方法です。オンライン会議ツールやビデオチャットサービスを使用して、参加者がリモートから参加することができます。遠隔地にいる参加者や複数の場所から参加する場合に便利です。
対面参加とオンライン参加のどちらを選ぶかは、ミーティングの目的や状況によって異なります。対面参加のメリットは、直接対話ができることや、参加者同士がお互いの表情やジェスチャーを見ることができることです。一方、オンライン参加のメリットは、遠隔地にいる参加者や複数の場所から簡単に参加できることや、交通費や時間を節約できることです。
デメリットとしては、対面参加の場合、会議室やオフィスに移動するために時間や労力が必要になることや、交通機関の遅延などで遅れてしまう可能性があることが挙げられます。オンライン参加の場合、インターネット接続やツールのトラブルなどの技術的な問題が発生する可能性があります。
適切な方法を選ぶには、ミーティングの目的や参加者の状況を考慮する必要があります。対面参加は直接対話ができるため、意見のやり取りやコミュニケーションが重要な場合に適しています。一方、遠隔地や複数の場所からの参加が必要な場合や、交通費や時間を節約したい場合は、オンライン参加がおすすめです。
対面参加とオンライン参加は、それぞれのメリットやデメリットを考慮し、最も適切な方法を選ぶことが重要です。ぜひ、ミーティングの目的や状況に合わせて参加方法を選んでください。
2-1.スマホからの開催方法
メールなどで受け取ったリンクをタップすることで、簡単にミーティングに参加することができます。スマートフォンの場合、リンクが記載されているメールを開いて、それをタップすると、自動的にZoomアプリが起動し、ミーティングに参加することができます。同様に、パソコンやスマートフォンでも同じ手順で参加できます。ミーティングに参加するためには、リンクをクリックするだけで簡単に参加できるので、手間や面倒な手続きは必要ありません。これにより、スムーズなコミュニケーションと円滑な会議運営が可能となります。さまざまなデバイスから参加できるため、自宅や外出先など場所にとらわれずにミーティングに参加できるのも便利です。ぜひ、リンクをクリックして、ミーティングに積極的に参加してみてください。
2-2.PCからの開催方法
ミーティングに参加する方法は次の通りです。
1. スマートフォンアプリを起動し、トップ画面で「参加」をタップします。
2. 参加画面の赤枠内に、ミーティングIDまたは会議室名を入力し、「参加」をタップします。赤線上の青い文字をタップすると、入力を切り替えることができます。
3. 参加ボタンの下にある「オーディオに接続しない」や「自分のビデオをオフにする」にチェックを入れると、事前に音声やビデオをオフにしておくこともできます。
4. パスコードが設定されている場合は、パスコードも入力し、「OK」をタップしてミーティングに参加します。パスコードは通常、ミーティングIDとともにメールなどで送られています。
また、同じ手順で、PCでもZoomに参加することができます。Zoomを開いたら、「参加」をクリックし、ミーティングIDまたは個人リンク名を入力してください。
3.ホストとしての対応方法
スマホアプリでミーティングを開催するには、以下の手順をおこないます。
1. アプリトップ画面で「新規ミーティング」をタップします。
2. 参加者に招待を送るため、アプリ下部の「参加者」をタップします。
3. 参加者画面の左下にある「招待」をタップします。
4. 招待方法を選択します（以下のリストから選べます）：
– メッセージ
– Gmail
– ドコモメール
– Zoom連絡先の招待
– 招待リンクをコピー
例えば、Gmailを選択すると、リンク・件名・ミーティングID・パスコードなどが自動で入力された状態で、招待のメールが開きます。
宛先を入力して送信するだけで、簡単にZoomの招待が完了します。
Zoomの便利な機能
1. ミーティングを開催するには、まずZoomアプリを起動してください。アプリのトップ画面に移動し、新規ミーティングをクリックします。
2. ミーティングに参加してほしい人に招待を送るためには、参加者の横に表示されている「^」ボタンをクリックし、さらに「招待」をクリックします。
3. 「連絡先」タブを選択すると、デフォルトのメールアプリ（Gmailやヤフーメールなど）を経由して招待が送れます。
4. メールアプリが開くと、件名、リンク、ミーティングIDなどがすでに入力済みで表示されますので、招待する相手のメールアドレスを宛先に入力してメールを送信すれば、Zoomの招待が完了します。
1.ミュート・ビデオの停止
以下の手順に従って、参加中のミーティングから退出することができます。
1. スマートフォンをご利用の場合：
– 画面の右上にある「退出」をタップします。
2. PCをご利用の場合：
– 画面の右下にある「退出」をクリックします。
3. 「ミーティングを退出する」という確認画面が表示されますので、タップまたはクリックしてください。
以上の手順に従うことで、参加中のミーティングからスムーズに退出することができます。
2.チャット機能
1. 自分がホストの場合も、スマホの場合は右上、PCの場合は右下にある「終了」をタップします。
2. 確認の画面に「全員に対してミーティングを終了」、「ミーティングを退出」が表示されます。どちらかを選んでください。
どちらを選んでもミーティングを終了することはできますが、「全員に対してミーティングを終了」を選ぶと、そのミーティングの部屋がなくなり、参加者全員のミーティングが強制的に終了します。
一方、「ミーティングを退出」を選ぶと、ミーティングの部屋自体は残りますが、自分だけがそのミーティングから抜けて、自動的に別の参加者にホストが移ります。
自分がホストの場合、違いに注意してミーティングを終了するようにしましょう。
3.画面共有
Zoomでよく使う便利な機能を紹介します。最低限この機能を覚えておくととても便利なので、ぜひ活用してみてください。
– 画面共有機能: プレゼンテーションやデモンストレーションを行う際に便利な機能です。画面共有をすることで、参加者全員に自分の画面を表示することができます。
– チャット機能: ミーティング中に参加者とテキストチャットでコミュニケーションすることができます。質問や意見を共有する際に活用してください。
– ハンドレイズ機能: 発言したいときに手を挙げてアピールすることができます。ホストが参加者の手を認識し、順番に発言することができます。
– ミーティングの録画機能: ミーティングの内容を録画して後から視聴することができます。重要な情報を見逃す心配がありません。
– 画面分割機能: ミーティング中に複数の画面を表示することができます。画面共有と同時に参加者の顔を表示することで、よりリアルなコミュニケーションが可能です。
これらの機能を上手に活用して、スムーズなオンラインミーティングを行いましょう。ぜひ試してみてください。
4.ホワイトボード機能
ミーティング画面左下のアイコンから、以下の設定が行えます。
- 音声のミュート：自分の音声を相手に聞こえないようにするために使用します。マイクをつけたままだと、家庭内の騒音などが入ってしまう可能性があるため、必要のない場合はこのアイコンから音声をミュートにしておくことをおすすめします。
- ビデオのオフ：自分の姿を映したくない場合は、ビデオをオフにすることができます。部屋の様子などを映したくない方は、ビデオをオフに切り替えておきましょう。
5.ブレイクアウトルーム機能
画面下のチャットアイコンをクリックすると、右側にチャットの画面が表示されます。
スマートフォンの場合は、アプリ画面の下部に詳細なチャットがあります。
以下は、この機能の詳細です。
1. 送信先を指定してチャットを送ることができます。特定の相手ではなく、全員に送りたい場合は、「全員」を選択しましょう。
2. メッセージ欄にコメントを入力し、Enterキーを押すことで、指定した相手にチャットを送ることができます。
この機能は、ミーティングを中断したり邪魔することなく、メッセージのやり取りができる便利な機能です。
例えば、議論中にアイデアを共有したり、質問や回答をやり取りしたりすることができます。
Zoomの有料プランの必要性
画面の共有機能を利用すると、ミーティングで参加者全員が同じ画面を表示できます。共有される画面の例としては、デスクトップ画面や特定のアプリがあります。デスクトップ画面を共有すれば、主催者のコンピュータ上で表示されているブラウザやアプリなどを、参加者全員が見ることができます。共有機能の利用は簡単で、画面下の共有アイコンをクリックするだけです。参加者は主催者の画面を見ながら意見を交換することで、効果的なコミュニケーションが可能です。画面共有機能の利用により、チーム全体が同じ情報を共有し、スムーズな意思決定やプロジェクトの進行が可能となります。
Zoomの注意点
画面の共有からホワイトボードを選択し、共有ボタンをクリックすることで、ホワイトボードが利用できます。ホワイトボードを閉じるには、右上の×ボタンをクリックするだけで、元のミーティング画面に戻ることができます。
ホワイトボードでは、参加者全員が同じ画面を見ながら、自由に文字や図形を書き込むことができます。この機能を使ってアイデアや情報を共有し、ミーティングを円滑に進めることができます。また、ホワイトボードを活用することで、説明やプレゼンテーションの効果も高めることができます。
まとめ
Zoomのブレイクアウトルーム機能は、ホストのみが作成できます。この機能を活用することで、ミーティングの参加者を小さなグループに分け、それぞれのグループでミーティングを行うことができます。例えば、部署のメンバーが集まってミーティングを開始し、全体の確認事項を終えた後に、各グループごとにミーティングを進行することができます。
ブレイクアウトルームを利用するためには、まずZoomにサインインします。次に、「設定」のページに移動し、「ブレイクアウトルーム」の設定をオンにします。「スケジューリング時にホストが参加者をブレイクアウトルームに割り当てることを許可する」にもチェックを入れます。
設定が完了したら、マイページに戻り、「ミーティングをスケジューリング」をクリックします。ミーティングオプションの「ブレークアウトルーム事前割り当て」にチェックを入れ、「ルームを作成」を選択します。参加者を割り当てたら最後に「保存」をクリックし、設定は完了です。
以上がブレイクアウトルームの設定方法です。利用する際は、ホストが事前に設定を行っておく必要があります。ブレイクアウトルームを活用することで、ミーティングの参加者をより効率的に管理し、それぞれのグループでの意見交換やディスカッションが円滑に進むことが期待できます。ぜひこの機能を活用して、より充実した会議を実現してください。
